Reduzindo o risco de erro em modelagem de planilhas

OK, sejamos coerentes: sempre haverá algum erro em uma planilha. Modelagem de planilhas ainda que tenha método, boas práticas e zilhões de exemplos de bons modelos por aí sempre terá o componente humano.

O que costumo dizer é que o objetivo é sempre minimizar a chance de erro de forma que:

  • Se existirem erros, serão pequenos E
  • O conjunto de erros não altere de forma substancial o caminho para o quel o modelo está apontando

Em cursos de projeções financeiras (forecast) que ministro, digo para os alunos procurarem erros aos pares: um que mude o valor lançado a débito e outro que corrija o valor a crédito, assim a diferença seria pequena.

Tem um estudo (antigo) de um prof da Universidade do Havaí (!!) que chega a indicar que 83% de modelos continham algum tipo de erro.

Então, seu objetivo não deveria ser montar um modelo sem eros, mas sim possuir algum mecanismo onde a possibilidade de ocorrer erros seja extremamente baixa, e em um segundo momento, criar um método onde você possa identificar e corrigir esses erros.

Nesta postagem começarei pelo mais simples, que é definir os 3 tipos de erros mais comuns em modelagem de planilhas. Vamos a eles:

O Erro número 1 em modelagem de planilhas: Erros de Fórmulas

O erro mais comum de acontecer – e o mais constrangedor. Um sinal de menos onde não deveria ter sinal. Uma referência de célula errada.

E lá se vai sua confiança e a das pessoas que dependem do teu modelo para tomada de decisão…

Para minimizar este tipo de erro em modelagem de planilhas, duas coisas podem ser feitas, imediatamente:

1) Nunca, jamais, CLIQUE após digitar sua célula. Terminou a fórmula, dê ENTER. Se você costuma clicar depois de digitar uma fórmula, tenha certeza: já teve erro com fórmulas. Porque quando você clica sem dar ENTER o Excel vai achar que você está adicionando aquela célula onde você clicou como um argumento em sua fórmula. Veja:

Note que se dermos ENTER ou clicarmos na seta de “check” que tem na barra de fórmulas ele aceitará a fórmula como ela é. mas se clicarmos em uma célula, ele trará aquela célula onde clicamos para a fórmula, e ela estará errada…

2) Faça o básico: confira a fórmula. Pressione F2 estando nela que você irá visualizar os retângulos coloridos indicando de onde os valores estão vindo. Se quiser, use a ferramenta de auditoria (em Fórmulas -> Rastrear Precedentes, ou vá no Avaliar fórmula (em Fórmulas – > Avaliar Fórmula). Apenas confira.

Erro número 2 em modelagem de planilhas: Erros de Lógica

Muitos alunos me dizem não saber usar a função SE. Mas na maior parte dos casos não é desconhecimento do funcionamento da fórmula e sim da lógica.

Quando você vai construir um modelo, você está convertendo uma lógica, uma premissa em um número ou uma função. Então, essa fórmula deve representar exatamente a lógica que você pensou.

Ora, se você não está certo a respeito da lógica, como pode criar a fórmula?

Imagine a seguinte lógica: se a empresa der lucro no ano, deverá provisionar 10% do lucro acumulado, mês a mês.

Veja a planilha e sua respectiva fórmula e veja o que está errado:

Screenshot_2

Aparentemente está certo, afinal se der lucro, calculamos 10% dele como impostos.

Veja agora o total do trimestre:

Screenshot_4

Para um lucro de $100, provisionamos $15, o que dá 15%, e não 10%. Isso aconteceu porque a lógica da fórmula está em desacordo com o a realidade.

Devemos calcular 10% do lucro acumulado, e provisioná-lo a cada mês. Desta forma, no mês de fevereiro em que tivemos prejuízo, deveríamos ter revertido uma parte do valor calculado em janeiro, uma vez que o lucro somado e jan e fev deu $0.

Assim, nossa fórmula deveria ser (clique na imagem para ver maior):

Screenshot_6

Note que nossa fórmula agora considera a soma do lucro do ano ($C8:C8, $C8:D8 e $C8:E8), e depois subtrai o que já foi considerado de IR/CSL ($B9:B9, $B9:c9 e $B9:D9).

Além disso, precisa considera que em janeiro não há nada para deduzir, pois o cálculo começou em janeiro. Se não tivéssemos essa checagem, a fórmula iria deduzir do cálculo 0,1, que seria os 10% da premissa.

Para minimizar problemas de lógica, sempre faça o caminho inverso: leia a fórmula e dela descubra a lógica. Releia a fórmula e tente entendê-la. No melhor dos mundos, entregue o modelo para outra pessoa conferir e veja se o que ela lê é o que você quis dizer. É como a tradução reversa, onde você traduz um texto para uma lingua e depois do texto traduzido o reconverte para o original para ver se faz sentido.

Erro número 3 em modelagem de planilhas: Erros de Premissas

Em modelagem de planilhas uso a expressão: “garbage in, garbage out”: entra lixo, sai lixo. No próprio exemplo usado acima teríamos um erro de premissa sério, que seria considerar uma alíquota de IR/CSL de 10%, quando na realidade é bem maior.

Claro que, dependendo da modelagem de planilhas que você esteja fazendo, as premissas são praticamente um exercício de futurologia. Mas futurologia não é chute.

O que você deve fazer é buscar a melhor premissa com base nas informações que dispuser. E converter aquela premissa em um número.

Por exemplo, posso assumir uma premissa de que o dólar vai subir. Pode ser que eu considere 5% de aumento em 6 meses, e outro analista, 4%. Em ambos os casos, a premissa é a mesma: dólar vai subir.

Mas quando ela se transformou em número, cada um definiu um diferente. E qual está certo? Eu diria que ambos (a não ser que o dólar caia…).

Talvez eu tivesse olhado uma séria passada de curva de crescimento de dólar e tenha visto que nas últimas 3 sérias de crescimento ele cresceu 5% ao longo de 6 meses. O outro analista pode ter percebido que nas média móvel de 6 meses dos últimos 5 anos ele cresceu 4%).

O que você pode fazer é depois do modelo pronto, avaliá-lo globalmente se não há nenhum número excessivamente alto ou baixo, algum crescimento atípico em um ítem e ver se os números, plotados em conjunto com a série histórica, fazem sentido. Neste caso, recomento colocar em um gráfico, porque ele permite ver rapidamente se a curva não está fora do contexto.

Junte 3/4 anos na mesma periodicidade do teu modelo e veja a curva. Veja se faz sentido.

Outra dica, MUITO importante é a de documentar suas premissas. Anote à mão, no word, em qualquer lugar, mas quando definir uma premissa, anote imediatamente o seu racional, se tirou o valor de algum lugar, etc, senão você poderá se esquecer de onde tirou aquela informação

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Fabio Vianna
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Fabio Vianna

Modela planilhas deste 1994 e ministra treinamentos desde 1997.
Especialista em Modelagem Profissional de Planilhas, incluindo Dashboards no Excel.
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