COMPARAÇÃO ORÇADO X REAL

Como demonstrar variações de forma que todos entendam

Comparação Orçado x Real (planejado x realizado)

Qual a forma correta de fazer comparação Orçado x Real (ou Planejado x Realizado, Previsto x Real)

Uma das análises mais comuns quando fazemos projeções financeiras e a análise do é comparação Orçado x Real (ou Planejado x Realizado, os nomes diferem um pouco)

Basicamente é uma análise onde verifica-se se o valor efetivamente ocorrido está próximo ou não do valor estimado para aquela data. E normalmente nestas análises existe uma certa margem de segurança, a qual não poderia (ou deveria…) se ultrapassar, tanto para mais quanto para menos. Isso permite que seja feita uma rolagem das projeções financeiras mais alinhada com a realidade.

As duas visualizações abaixo costumam ser as mais comuns (além da tabela, mas daí a informação não é visual). Veja:

 

Como a informação não está no gráfico, costuma-se adicionar os valores, como se isso fosse ajudar a demonstrar as distorções.

Apenas para reforçar:

Gráfico é representação GRÁFICA de valores numéricos

Para representar numericamente você faz uma tabela!

Quando você enche o gráfico de valores está passando a mensagem

“o gráfico está tão, mas tão mal feito que se eu não puser os números ninguém vai entender”.

Daí para decodificar a informação, o leitor não olha para a imagem, olha para os números, e bingo! Para que o gráfico?

Foco no objetivo: fazer uma comparação orçado x real

Voltando ao início da postagem: você pretende mostrar as distorções. Quando você faz uma comparação orçado x real está querendo identificar aqueles momentos em que os valores ou estão acima ou abaixo do que suas projeções financeiras indicaram.

Então, você deveria fazer um gráfico que já apresente esta informação. A informação DA DIFERENÇA. Porque você quer mostrar a DIFERENÇA: “olha, no mês X tivemos um resultado muito abaixo do que fizemos nas projeções financeiras no final do ano anterior”.

Colocar o DADO do orçado e o DADO do realizado não é informar. Teu leitor vai ter que fazer a conta de cabeça, comparar os tamanhos das colunas, usar régua, calculadora, lupa, qualquer coisa, porque você não está informando a distorção.

Veja o que já postei a respeito da informação visual: ela é mais rápida, é melhor, mas o leitor precisa entender o que você mostra.

Se ele tiver que processar aquilo, então vai perder tempo e a vantagem da informação visual se perde.

Olhe para qualquer um dos gráficos acima e responda em 5 segundos: em que meses tivemos valores abaixo da meta? E qual foi o pior mês em relação à meta (vamos imaginar que seja receita, quanto maior, melhor).

Isto não é facilmente identificável. Você TEM  que mostrar isto rapidamente, porque é o objetivo de análise orçado x real.

Variação absoluta ou em porcentagem?

Veja este gráfico onde coloquei apenas as variações absolutas, mês a mês:

Então em outubro nós tivemos o melhor desempenho, vendemos muito mais do que em relação à meta…

Não! Vendemos mais em termos absolutos. Fazer um gráfico assim me força a analisar outubro com, por exemplo, novembro. Como nós VEMOS uma coluna de outubro maior do que novembro, é óbvio que outubro foi maior.

Mas aí está o problema. Não queremos identificar os meses em que vendemos abaixo ou acima do planejado?

Se é este o objetivo, então deveríamos mostrar uma relação daquele mês em termos relativos. Porque vender em outubro pouco mais do que 200 pode ser pior do que vender 130 a mais em novembro.

E se em outubro a venda total foi de 100.200, e a meta era 100.000, e em novembro a venda foi de 630 e a meta 500? Em relação ao previsto para aquela data, quem foi melhor?

Claro que é novembro, porque vendemos proporcionalmente ao que previmos PARA AQUELA DATA muito mais do que vendemos a mais em outubro.

Veja um gráfico mais sucinto (tem um tutorial sobre gráfico de barras aqui):

Ficou diferente, não? Agora percebemos que o mês em que mais vendemos em relação ao previsto foi abril. O pior mês foi o de janeiro.

Lembre-se sempre disto: saiba qual teu OBJETIVO, o que você quer que os leitores vejam no gráfico. Só depois disto, monte a visualização.

O foco é na função, e não na forma. A forma é definida pela função.

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Fabio Vianna
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Modela planilhas deste 1994 e ministra treinamentos desde 1997.
Especialista em Modelagem Profissional de Planilhas, incluindo Dashboards no Excel.
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