7 técnicas no Excel que todo mundo deve conhecer (e fazer!)

Listamos, a seguir, as 7 técnicas no Excel coisas que julgamos ser imprescindíveis para o conhecimento do usuário de Excel. São detalhes que facilitam seu trabalho, ampliam a confiabilidade de suas planilhas e facilitam o entendimento das planilhas por terceiros.

Vamos a elas

Técnica no Excel #1: Separe inputs, cálculos e resultados

Os inputs de um modelo devem ser colocados em um lugar diferente dos cálculos feitos na planilha.

Separar os inputs impede a confusão no momento de se utilizar a planilha. Ele reduz o risco de se apagar fórmulas ou, ainda, de se esquecer algum input pelo grande número de dados na planilha.

Ao usar múltiplas planilhas (guias), pode ser útil manter uma planilha que contenha todos os inputs do modelo. Assim, o usuário sabe que precisa ir a apenas um lugar para alterar uma premissa.

Outra forma seria colocar as premissas no topo da planilha e, mais embaixo, os cálculos.

Independente de onde ficarem as premissas – se na parte de cima de uma planilha, ou separadas – evite ao máximo misturá-las, e não se esqueça de indicá-las com uma cor diferente !

Técnica no Excel #2: Use uma fórmula por linha ou coluna

De forma geral, deve-se construir fórmulas que, se copiadas para o lado ou para baixo, não tenham necessidade de ajustes. As vantagens disso são:

• Desenvolvimento rápido, afinal, todas as fórmulas podem ser escritas em apenas uma coluna / linha e copiadas em massa para os lados / baixo;
• Fácil teste, pois basta checar uma coluna / linha apenas;
• Fácil adaptação, pois basta alterar a primeira coluna / linha de fórmulas e depois copiá-la. Um dos erros mais comuns em planilhas é quando se atualiza uma planilha (no caso, uma fórmula) e as outras fórmulas são esquecidas;
• Simplificação da documentação, pois basta documentar as fórmulas da primeira coluna.

Imagine um cálculo que, dependendo do mês, é diferente. Ao invés de, naquele mês você alterar a fórmula, faça uma que “leia” os meses e, caso seja o mês desejado, faça o cálculo diferente.

Técnica no Excel #3: Refira-se à esquerda e acima

Uma boa planilha pode ser lida como um livro: do início para o fim, de cima para baixo e da esquerda para a direita. Isso faz o modelo ser fácil de ser entendido e reduz a chance de referências circulares. Além disso, é uma forma de se aumentar a velocidade dos cálculos em uma planilha.

Técnica no Excel #4: Use a mesma coluna para a mesma finalidade em todo o modelo

Como forma de padronizar a análise e entendimento de todos os modelos criados, recomenda-se que cada coluna do modelo tenha sempre a mesma finalidade. Em uma planilha de vendas, poderíamos pensar em algo assim:

Coluna A e B códigos e descrição de produtos;
Coluna C: descrição da unidade de medida usada / moeda.
Coluna D até O: Valor das vendas mês a mês.

Se tivermos outra planilha (aba), ela também deverá ter nas mesmas colunas o mesmo tipo de informação. Na coluna E, por exemplo, teríamos as vendas de fevereiro em todas as planilhas.

Técnica no Excel #5: Inclua uma planilha de documentação

Todos os modelos deveriam conter uma planilha de documentação. Esta documentação deveria conter:

• descrição da finalidade do modelo;
• quem o construiu;
• como contatar o responsável pelo modelo;
• versão do modelo e quando foi feito.

Dependendo do modelo, outros dados podem ser incluídos:

• detalhes de como os dados devem ser inseridos no modelo;
• instrução de como funciona o layout do modelo e como usá-lo;
• listagem das mudanças mais recentes do modelo e
• sumário das premissas básicas do modelo.

Técnica no Excel #6: Formatação é para descrição, não decoração

A formatação é descritiva e permite ao leitor reconhecer a informação imediatamente. Ele é decorativa se não mostra informação. Ao contrário do que se pensa, a formatação é para explicar, e não impressionar o leitor.

Crie formatos para definir o que é input, o que é resultado, o que é cálculo (você pode por exemplo criar estilos diferentes)

Técnica no Excel #7: Facilite a leitura e entendimento da planilha

Não use abreviações, a não ser para coisas universalmente conhecidas. É melhor usar uma coluna mais larga para colocar o texto completo a correr o risco do leitor não entender.

Evite escrever todas só em maiúsculas ou só em minúsculas. Um texto legível é aquele o mais diferente possível. Escrever todas em maiúsculas não oferece dicas visuais.

Escreva rótulos concisos e à esquerda dos valores.

Não oculte células. Isso reduz a confiança do usuário na planilha, uma vez que o usuário precisará descobrir o que aquela célula escondida quer dizer e verificar se a fórmula que se encontra lá está correta.

Não use proteção com senha. Use somente para proteger informações sensíveis. Muitas vezes os usuários protegem as planilhas com senha e ocultam as fórmulas por não saberem o que aquela fórmula faz exatamente.

Deve-se proteger a planilha para evitar que usuários apaguem informações, mas nunca com senha.

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