Você faz relatório no Excel (dashboards)?

Como você gasta seu tempo nesta atividade? Seria coletando dados, montando diversas fórmulas até chegar ao relatório? Sente que te falta tempo fazer um 2º relatório e/ou tempo para analisa-lo?

Você sabe o objetivo do relatório que irá fazer? Sabe quem serão os consumidores do relatório? São todos do mesmo nível organizacional?

Qual o horizonte deste relatório?

Onde estão as bases de dados para ele? Em um monte de planilhas cheias de fórmulas salvam em diversos locais e controladas por diversas pessoas?

Você TEM uma base de dados?

E o relatório? Você sabe como mostrar cada informação ou faz um monte de gráfico de pizza e 3D?

Ou usa somente tabelas?

Quando pensamos em montar um relatório no Excel, costumamos nos concentrar exclusivamente na interface Excel, nos recursos, fórmulas e demais componentes dele.

Mas conhecer somente os recursos não significa que você sabe fazer relatórios, mas que sabe usar bem as ferramentas do Excel.

Seria como um instrumentador cirúrgico que conhecesse detalhadamente cada bisturi, pinça etc. Enquanto instrumentador, certamente será um profissional nota 10, mas isto não o torna um cirurgião, por exemplo.

No final, quando pensarmos na construção de um relatório, ou melhor, no PROCESSO de criação de um relatório, o Excel é um ator super importante, mas somente ele não significa que você terá um relatório.

Por isso é importante conhecer o processo de criação dele e todas as técnicas para sua execução.

Você sabia que na realidade está trabalhando com Visualização de Informação no Excel (infovis)?

Quando fazemos um relatório, estamos na realidade visualizando informação, isto é, estamos capturando dados de algum lugar (banco de dados, planilhas, arquivos txt, etc), organizando-os e apresentando-os de forma a responderem a questões.

Você já ouviu a palavra dashboards?  Sabe quais os princípios que deve seguir para poder chamar seu relatório de dashboard?

O  termo dashboard agora se popularizou, é fácil achar painéis chamados de Dashboards. Toda e qualquer informação apresentada hoje tem este nome. Em termos gerais, todo Dashboard é um relatório.

Mas se não seguir alguns preceitos, simplesmente não pode ser chamado assim.

Então, nem sempre um curso com este nome necessariamente estará ensinando a fazer um. Ele pode estar apenas se aproveitando do nome para vender um curso de Excel que não ensinará nada além de umas fórmulas e uns gráficos bonitos.

Importante notar que, infelizmente para quem assiste, o foco de cursos genéricos é a forma, isto é, a “beleza”, quando um dashboard tem que ser focado em sua função, isto é, em seu objetivo.

Daí a pessoa investe muitas vezes seu próprio dinheiro, e quando precisa apresentar informação, se prende apenas ao Excel, faz uns gráficos achando que está certo, e ao final quem recebe a informação não consegue tomar a decisão. Daí vira o “relatório vai-e-vem”, aquele que o profissional irá refazer várias vezes porque não ensinaram a ele o conceito. Dinheiro jogado fora.

O que fazemos de diferente?

Nosso treinamento não dura 4 dias à toa. Não é só um curso de Excel. Claro que usamos a ferramenta para isto, mas queremos não só ensinar os profissionais a usarem o Excel, queremos que eles se tornem profissionais que conheçam e saibam mostrar informações com qualidade.

Fizemos dezenas de Dashboards no Excel diferentes, buscamos mais de 2 dezenas de referências conceituais diferentes (desde design gráfico até neurologia) até chegarmos em um modelo conceitual capaz de ser ensinado de forma fácil e produtiva aos alunos.

Voltando à comparação que dei lá em cima, não é um curso de instrumentação cirúrgica, é um treinamento de como fazer cirurgia.

É este nosso diferencial. Os treinamentos que surgiram copiados do nosso não focam o conceito, e sim apenas o como fazer um determinado gráfico, ou um velocímetro, a aplicar cores. São cursos de Excel com nome bonito.

Dependendo do gráfico que seja feito, pode-se tomar uma decisão ERRADA. Como então podemos ensinar um profissional a fazer um gráfico – porque ele é “bonito” – se existe o risco real de se tomar uma decisão errada? Em nosso treinamento MOSTRAMOS isto aos alunos (já tivemos turmas onde TODOS erraram!).

Se focarmos apenas na ferramenta Excel, vamos ensinar a fazer gráficos assim. Mas se estamos falando de um relatório no Excel/dashboard, que deve ser capaz de responder a perguntas, podemos ensinar um gráfico onde metade das pessoas vêem uma coisa, e metade outra?

Por isso, não somos irresponsáveis de ensinar em um treinamento a fazer determinados gráficos só porque eles ficam “bonitos”!

Idem os gráficos de velocímetro: são bonitos. É fácil se “encantar” com eles. Mas conceitualmente eles NÃO podem ser usados em dashboards.

Poderíamos fazer um curso “fácil” de dashboards mostrando a se fazer gráficos 3D e velocímetros. Se não tivéssemos compromisso com o CONCEITO e a TECNICA, seria o treinamento ideal.

Mas não poderíamos chamar de dashboards.

Em nosso treinamento, damos a explicação NEUROLÓGICA de porque não se faz um gráfico 3D. Explicamos a razão FISIOLÓGICA de porque o relatório deve ser apresentado em formato de paisagem e não retrato. Ele não é “deitado” porque os monitores são assim. Os monitores são assim pelo mesmo motivo dos dashboards!

Como também há uma explicação NEUROLÓGICA de porque ele precisa estar condensado em uma página.

Porque, na verdade, quando falamos de Visualização de Informação, estamos falando da FORMA COMO O CÉREBRO TRANSFORMA ESTÍMULOS VISUAIS EM INFORMAÇÃO. E simplesmente não podemos ignorar isto. É como forçar alguém a ler da direita para a esquerda (e já vimos gráficos assim!).

Por isso, quando escolher um treinamento de Dashboards, certifique-se de que estas questões serão respondidas. Mas já sabemos a resposta, não?

Questione o instrutor a respeito do nome dos criadores do conceito de Dashboard. Eles são citados no treinamento? Os alunos são apresentados a noções de neurologia, conceito de cores?

100% prático

Neste ponto talvez você queira saber se nosso treinamento será conceitual, sem prática. Não! Na verdade ele será 100% prático, o tempo todo usando o Excel. Mas não nos furtamos de explicar aos alunos o porquê de fazermos de um jeito e não de outro. Entendemos isto como IMPRESCINDÍVEL para um treinamento como este. Aqui, a Função sobrepõe-se à Forma.

Porém, não somos teóricos, somos consultores. O curso é “hands on”: desde o 1º minuto os alunos praticam, e ao mesmo tempo são apresentados, de uma forma descontraída e divertida, aos conceitos mais relevantes de visualização de informação. Porque, no final, tanto faz aonde o dashboard será feito. Importa sim, que ele consiga comunicar a(s) resposta (s) à(s) questão(ões) feitas.

Sobre a Viewsion – Visualização de Informação

A Viewsion é uma unidade de negócios criada por Fábio Vianna, que atua em paralelo com a Fábrica de Planilhas, que surgiu em 2002 com o objetivo de oferecer treinamentos profissionais em modelagens de planilhas.

Criamos mais de 15 treinamentos inéditos, que modificaram o panorama dos treinamentos de Excel no Brasil, que até então era separado em Básico Intermediário e Avançado.

Nossa Empresa passou a focar os treinamentos no fim, isto é, na construção de soluções, e não apenas mostrando fórmulas e recursos sem um foco.

Desde 2006 começamos a ministrar treinamentos e consultorias na criação de Dashboards e Relatórios Gerenciais, usando o Excel, e devido ao crescimento desta área resolvemos criar uma estrutura separada, para dar foco penas a isto. Foi aí que surgiu a Viewsion.

Caso queira saber mais sobre o temário de nosso treinamento, você pode consultá-lo aqui.